A briefnek ismertetnie kell az üzleti célt, a célcsoportokat, a fő felhasználói feladatokat, a tervezett oldalakat, a tartalmat, a funkciókat, az integrációkat, a technikai korlátokat, az SEO-követelményeket, a határidőt és a felelősségeket. Adjon hozzá sikermutatókat, és egyértelműen jelölje, mi kötelező, mi választható és mi egyelőre ismeretlen.
A weboldal-készítésre vonatkozó feladatleírásnak nem kell műszaki specifikációnak lennie. Feladata, hogy a cég és a szolgáltató közös képet kapjon a problémáról, az eredményről, a felhasználókról és a projekt határairól. Egy jó brief teret hagy a megoldás szakmai megtervezésének, ugyanakkor kiküszöböli azokat a homályos pontokat, amelyek később megváltoztatnák az árat vagy a határidőt. Segítségével az ajánlatok azonos terjedelem alapján hasonlíthatók össze, és gyorsabban felismerhetők a még megválaszolatlan kérdések.
A legjobb brief az értékesítés, a marketing, az üzemeltetés és a technika munkatársainak együttműködésével készül. Mindenki az ügyfélút és a belső korlátok más-más részét látja. A dokumentum ne fedje el a bizonytalanságot kitalált részletekkel. Az ellenőrizendő pontokat jelölje nyitott döntésként, és rendeljen hozzájuk felelőst. Az alábbi struktúra új céges weboldalhoz, redizájnhoz és egy nagyobb online szolgáltatás első szakaszához is használható.
Kezdje a projekt kontextusával és indokával
A bevezetőben röviden mutassa be a céget, a kínálatot és azt a helyzetet, amely a projektet kiváltotta. Újratervezésnél fejtse ki a jelenlegi weboldal konkrét hiányosságait: a látogatók nem találják a szolgáltatásokat, a csapat nem tudja szerkeszteni a tartalmat, problémás a mobilverzió, vagy változik a márka. Új weboldal esetén adja meg, hogy az értékesítés vagy a kommunikáció mely részét kell támogatnia. Ez a kontextus segít a szállítónak megoldást javasolni ahelyett, hogy a régi tartalmat vakon áttenné egy új külsőbe.
Fogalmazzon meg egy elsődleges célt és legfeljebb néhány másodlagosat. A célokat eredményként, ne funkcióként fogalmazza meg: a „minősített ajánlatkérés egyszerűsítése” hasznosabb, mint az „űrlap hozzáadása”. Minden célhoz rendeljen megfigyelhető jelet, például befejezett kapcsolatfelvételt, foglalást vagy anyag letöltését. Ha még nincsenek megbízható kiinduló adatai, ne találjon ki százalékos ígéreteket; állítsa be a mérést, és az első időszakot használja az alapvonal meghatározására.
- Miért éppen most indul a projekt
- Mi nem működik a jelenlegi megoldásban
- Elsődleges üzleti vagy kommunikációs cél
- A siker megfigyelésének módja
Írja le a közönséget és annak döntéshozatalát
Az általános „mindenkinek” helyett hozzon létre néhány gyakorlati profilt valós ügyfelek alapján. Adja meg a helyzetüket, igényüket, tudásszintjüket, aggályaikat és a döntés előtt szükséges információkat. Egy B2B weboldal felhasználója lehet a paramétereket gyűjtő szakember és a kockázatot értékelő menedzser is. Mindketten ugyanarra a domainre látogatnak, de eltérő belépési pontra van szükségük a tartalomhoz. A profilnak nem kell kitalált nevet vagy hobbit tartalmaznia, ha az nem változtat a terven.
Írja le a fő forgatókönyveket az érkezéstől a következő lépésig. Honnan érkezik a felhasználó, mit keres valószínűleg, mit kell megértenie, és mi akadályozhatja a továbblépésben? Vegye figyelembe a mobilt, billentyűzetet vagy kisegítő technológiákat használó embereket is. Ha rendelkezik keresési adatokkal, értékesítésnél ismétlődő kérdésekkel, ügyfélszolgálati feljegyzésekkel vagy visszajelzésekkel, csatolja ezeket forrásként. Így a szállító nem csupán a projektrésztvevők személyes feltételezéseire építi a tervet.
Írja össze a tartalmat, a funkciókat és az integrációkat
Készítsen munkaverziós oldaltérképet, és minden oldalnál tüntesse fel a tartalom felelősét, az anyagok állapotát és a kívánt nyelvet. Különítse el a meglévő szövegek migrálását, szakmai szerkesztését és az új tartalom létrehozását. Rögzítse a fényképeket, videókat, dokumentumokat és a felhasználásukhoz szükséges jogokat. Ha még nem ismeri a cikkek vagy referenciák pontos számát, legalább a tartalomtípusokat és a mezőket határozza meg, amelyeket a tartalomkezelő rendszer kezelni fog. Ez jelentősen pontosítja a műszaki tervet.
A funkciókat a felhasználó és a rendszer viselkedésén keresztül írja le. A „CRM-et szeretnénk” helyett írja le, mely adatok kerülnek továbbításra az űrlap elküldése után, hová, milyen hozzájárulással, hogyan kezelik a hibát, és ki kap értesítést. Minden integrációnál adja meg a rendszer nevét, az elérhető dokumentációt, a kapcsolattartót, a tesztkörnyezetet és az adatok várt irányát. Jelölje a funkciókat úgy, mint az induláshoz kötelező, második fázisra alkalmas vagy csak megvizsgálandó ötlet.
- Oldaltérkép és tartalomtípusok
- Minden anyag forrása és felelőse
- Felhasználói forgatókönyvek funkciónevek helyett
- Adatfolyamok és felelősségi körök az integrációknál
Ne feledkezzen meg a SEO-ról, a teljesítményről és az üzemeltetésről
A specifikációba foglalja bele az értékes URL-ek megőrzését, az átirányításokat, a nyelvi változatokat, az indexelési szabályokat, a strukturált adatokat és a metaadatok létrehozásának módját. Adja meg a kiemelt témákat, de ne kérje kulcsszavak ezreinek láthatatlan halmozását. Egy oldalnak egy konkrét szándékot kell kiszolgálnia, és eredeti választ kell adnia. Újratervezéskor kérje el a meglévő URL-ek és adatok exportját, mielőtt a régi weboldalt lekapcsolják. Így elkészíthető a migrációs térkép és az ellenőrzőlista.
Az üzemeltetési résznek le kell írnia a tárhelyet, a domaint, a fiókok tulajdonjogát, a mentést, a frissítéseket, a monitorozást és a támogatást. Határozza meg a szükséges szerkesztési szintet: ki fog cikkeket hozzáadni, szolgáltatásokat módosítani vagy termékeket kezelni. A teljesítménynél ne csak a homályos „a webnek gyorsnak kell lennie” követelményt rögzítse. Állapodjanak meg a reprezentatív oldalak tesztelésének módjáról, a médiafájlok méretszabályairól és a harmadik féltől származó szkriptekért való felelősségről, amelyeket a marketing az indulás után hozzáadhat.
Állítsa be az ütemtervet, a jóváhagyást és a határokat
Adja meg a kívánt határidőt, és azt, hogy miért kötött vagy tájékoztató jellegű. Az ütemtervnek számolnia kell az anyagok leszállításával, a belső észrevételekkel és a döntésekkel, nem csak a fejlesztő munkájával. Jelöljön ki egy személyt, aki összesíti a visszajelzéseket, és jóváhagyhatja a projekt terjedelmét. Több osztály egymásnak ellentmondó megjegyzései kiváló szállító mellett is megakaszthatják a projektet. Állapodjanak meg az átadás formájáról, valamint arról az időtartamról, amely után a függőben lévő döntést eszkalálják.
A briefet zárja le a költségkerettel, a kötelező eredménytermékekkel, az átvételi kritériumokkal és a projekten kívül eső dolgok listájával. A költségkeret segít arányos megoldást tervezni; ha nem kívánja megadni, legalább a prioritásokat és az elvárt kidolgozottsági szintet határozza meg. A jóváhagyás utáni változtatásokat az időre és az árra gyakorolt hatásukkal együtt rögzítse. A dokumentumnak nem kell változatlannak maradnia, de minden módosítás tudatos döntés legyen, ne a követelmények észrevétlen bővülése a megvalósítás során.
- Mérföldkövek és az anyagok leadási határideje
- Döntéshozó és a visszajelzések gyűjtésének módja
- Átadási és elfogadási kritériumok
- Eljárás a projekt terjedelmének módosításakor
Gyakori kérdések
Tartalmaznia kell a briefnek pontos műszaki tervet?
Nem, ha a cégnek nincsenek kötelező technikai korlátai. Fontosabb pontosan ismertetni a célokat, a felhasználói forgatókönyveket, az adatokat, az integrációkat és az üzemeltetést. A technológiát a szolgáltató is javasolhatja, és megindokolhatja döntését. A kötelező rendszereket vagy biztonsági szabályokat azonban előre jelezze.
Milyen hosszú legyen egy weboldal-specifikáció?
Olyan hosszúnak kell lennie, hogy megszüntesse a lényeges bizonytalanságokat. Egy kis bemutatkozó weboldalhoz elegendő lehet néhány áttekinthető oldal, egy összetett integrációhoz viszont mellékletek és diagramok szükségesek. A minőséget nem az oldalszám határozza meg, hanem a konkrétság, a prioritások és a megjelölt nyitott kérdések.
Segíthet a szolgáltató a brief elkészítésében?
Igen. A bevezető workshop vagy a fizetős elemzési szakasz főként akkor ajánlott, ha több részleg érintett, nem egyértelműek az adatfolyamok, vagy a terjedelmet szakaszokra kell bontani. Az eredménynek használható tervnek kell lennie, nem csupán megbeszélés-jegyzőkönyvnek.
Források és további olvasnivaló
Adam Antoni vyvíja weby, aplikácie a softvér na mieru. Prepája firemné systémy, automatizuje procesy a vytvára AI agentov. Pôsobí v Spišskej Novej Vsi a spolupracuje s firmami na celom Slovensku.
